Confina innoveert HR- en salaris dienstverlening met Visma.net HRM & Payroll

Dienstverlener Confina en HR software specialist Visma | Raet hebben een rijk verleden als strategische partners. Recent is de intensieve samenwerking tussen de twee partijen verlengd met tien jaar. Sinds 2021 maakt Confina gebruik van Visma.net HRM & Payroll en heeft de dienstverlener uit Drachten de eerste klanten overgezet op dit innovatieve HR cloud platform voor het onderwijs en de zorg. Directeuren Nick Slagter en Marc Kammeraad vertellen over het succes van Confina, het partnership met Visma | Raet en de innovatie van hun dienstverlening met slimme cloud software. “We zijn een verlengstuk van Visma | Raet; we leveren niet alleen ‘koud’ de software maar ontzorgen onze klanten volledig, met een breed palet aan dienstverlening, waaronder de personeels- en salarisadministratie en e-HRM.”

Confina is een echte specialist voor de non-profit sector. De ambitieuze dienstverlener bedient werkgevers uit allerlei sectoren, van onderwijs, kinderopvang, zorg tot aan de overheid. Boekhoudkundige werkzaamheden, personeel- en salarisadministratie, begrotingen, jaarrekeningen of tussentijdse rapportages: de mensen van Confina zetten hun tanden erin. Nick Slagter, algemeen directeur van Confina: “We zijn meer dan een administratiekantoor. We leveren en implementeren software, als een preferred partner voor bijvoorbeeld Visma | Raet. Maar als een klant dat wenst, verzorgen we ook de administraties op het gebied van HRM, salarisverwerking, inkoop, financiën en huisvesting. Daarnaast pakken we steeds meer de rol van adviseur. HR-advies, planning & control, huisvesting, arbeidsrecht, subsidieadvies, fiscaliteit, etc. Dat doen we met onze eigen mensen maar ook met netwerkpartners.”

“We zijn een verlengstuk van Visma | Raet; we leveren niet alleen ‘koud’ de software maar ontzorgen onze klanten volledig.”

Marc Kammeraad is mede-bestuurder van Confina, en tevens interim lid College van Bestuur Stichting Katholiek Onderwijs Flevoland-Veluwe. Hij ziet met de huidige krappe arbeidsmarkt een structurele behoefte aan gekwalificeerde medewerkers. “We detacheren ook interim specialisten, zoals HR-adviseurs, functioneel beheerders, salarisadministrateurs, controllers en managers. Daarnaast verzorgen we workshops en trainingen voor onderwijskundigen, audit-opleidingen en begeleiden we inspectiebezoeken. Maar onze core business is en blijft de HR- en salarisadministratie, financiën, inkoop en het inrichten van de software voor deze processen.”

Koploper

De medewerkers van Confina maken het verschil. Zij zorgen voor de persoonlijke benadering die past bij de dienstverlening van Confina. Ook software speelt een belangrijke rol. Nick: “Voor de HR- en salarisprocessen gebruiken we al jarenlang Youforce. Sinds 2021 is daar Visma.net HRM & Payroll bij gekomen, het HR-platform voor het onderwijs, kinderopvang en de zorg. Visma | Raet heeft dit HR- en salarissysteem helemaal geschikt gemaakt voor de onderwijssector. Wij zijn als koploper meegegaan in deze innovatie en hebben vorig jaar een eerste groep klanten gemigreerd. Ook hebben we een aantal nieuwe klanten geacquireerd en geïmplementeerd met Visma.net HRM & Payroll.”

Nick Slagter | Directeur Confina

Specifieke functionaliteit voor administratiekantoren

Visma.net HRM & Payroll is 100% cloudsoftware en biedt volledige ondersteuning voor in-, door- en uitstroom, verzuim, declaraties, verlof, formatie en bezetting, self service, duurzame inzetbaarheid en uiteraard de salarisverwerking. Daarnaast heeft het systeem specifieke administratiekantoor functionaliteit waarmee dienstverleners zoals Confina op een flexibele manier grote groepen klanten kunnen bedienen. Zo kan Confina vrij eenvoudig over besturen rapporteren en zoeken. Nick: “Daarnaast biedt het systeem de mogelijkheid om workflows en formulieren te kopiëren en aan te passen. Zo maken klanten gebruik van onze best practices, maar maatwerk is ook mogelijk”

“Klanten maken met Visma.net HRM & Payroll gebruik van onze best practices, maar maatwerk is ook mogelijk”

Verder is de payroll erg flexibel. “Alle mutaties worden realtime verwerkt. Je ziet gelijk het resultaat zonder een proefproductie te draaien. En die flexibiliteit hebben we ook om te bepalen wanneer we voor verschillende klant de salarisproductie afroepen”, vult Marc aan.

Integratie via API

Visma.net HRM & Payroll is nu ruim een jaar geleden geïntroduceerd in het onderwijs. Confina heeft het eerste jaar vooral gebruikt om het systeem te leren kennen en feedback te geven aan Visma | Raet voor de verdere ontwikkeling van de software. “We krijgen nu langzamerhand de basis op orde. Het systeem krijgt steeds meer mogelijkheden en Visma | Raet levert doorlopend nieuwe functionaliteiten uit. Zo hebben we met Visma | Raet de API ingericht voor de integratie met andere pakketten zoals ONS van Nedap, Tactiplan, KOVnet, Capisci van Datapas en Cogix. De API van Visma.net HRM & Payroll voedt dus meerdere applicaies. Hierdoor zijn alle aangesloten applicaties voorzien van de juiste HR- en payroll data.”

Marc Kammeraad | Directeur Confina

Confina zit niet stil om de software optimaal te benutten. Nick: “We gaan de app uitrollen. Hiermee voeren medewerkers en leidinggevenden laagdrempelig hun HR-zaken uit op hun mobiel. Denk aan declaraties, ziekteregistratie, het afhandelen van taken en het dossier. Daarnaast gaan we aan de slag met de mutatieformulieren in Visma.net. Deze kan je heel flexibel inrichten, comprimeren, zodat de eindgebruiker alleen de minimaal benodigde gegevens hoeft in te vullen. We maken stappen met robotisering in het indiensttredingsproces. En we hebben recent de digitale handtekening ingevoerd en dat scheelt onze klanten veel tijd met het ondertekenen van allerlei papieren documenten. Zoveel mogelijk digitaliseren is ons credo, maar wel rekening houden met de eindgebruiker, ofwel de medewerker en de leidinggevende.”

Connected Experience

Confina wil zoveel mogelijk gebruik maken van de Visma-software. Nick: “We zijn een echte ‘Visma-gebruiker’ en geloven in de visie ‘Best of breed onder één dak’. Visma biedt meerdere applicaties zoals Visma.net HRM & Payroll, Visma PlusPort, Spend Cloud van ProActive, en Visma.net Financials geïntegreerd aan vanuit één platform onder de noemer Connected Experience. Dit helpt ons enorm bij aanbestedingen als tegenhanger van ERP. Wij kunnen zo onze dienstverlening steeds beter vanuit één omgeving verzorgen, met behoud van keuzevrijheid voor onze klanten. Visma draagt echt bij aan onze ambitie: niet de grootste, maar wel de beste zijn!”