Het opmaken van de jaarrekening blijkt elk jaar weer een tijdrovende klus, merkt Marjolein de Vries, senior financieel medewerker bij Confina. Vooral de balansrekeningen, waar gedurende het jaar weinig mee gebeurt, blijven liggen. Om dat te voorkomen, stapt Confina over op maandafsluitingen. Voor een aantal klanten is inmiddels in kaart gebracht welke processen bij hen spelen. Er worden afspraken gemaakt over wie waarvoor verantwoordelijk is en in welke week iets afgerond moet zijn. Zo is het voor iedereen helder wat wanneer precies klaar moet zijn. Hoewel de situatie per klant verschilt, zijn er ook praktische tips die u direct kunt toepassen om uw processen efficiënter in te richten. We zetten ze hieronder op een rij.
Tips & tricks
- Maak gebruik van Excel
“Zorg voor een duidelijke Excel-planning waarin in alle deadlines worden bijgehouden. Een voorbeeld: plan het aanleveren van inkoopfacturen op elke dinsdag, zodat deze tijdig verwerkt kunnen worden.” - Verwerk facturen binnen een aantal dagen
“Zorg ervoor dat inkoopfacturen snel worden gecodeerd en stuur vraagposten wekelijks door naar de juiste contactpersoon binnen uw organisatie.” - Boek subsidiebestedingen op tijd
“Boek subsidiebestedingen bij voorkeur binnen een maand. De exacte afspraken kunnen per organisatie verschillen, dus leg goed vast wie waarvoor verantwoordelijk is.” - Blijf op de hoogte van ontwikkelingen in het onderwijs
“Blijf op de hoogte van wat er speelt in onderwijsland. Denk aan bijeenkomsten of kennissessies. Zo blijft u scherp op veranderingen die invloed hebben op uw processen.”
Heeft u vragen over bovenstaande tips & tricks? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met u mee.