Met dit nieuws item willen wij u informeren over de laatste ontwikkelingen bij Confina inzake nieuwe functionaliteiten en tools die beschikbaar komen via onze partner Visma-Raet.
Visma.Net ERP
Visma (voorheen RAET) ontwikkelt nu een volledig nieuw ERP softwarepakket voor primair en voorgezet onderwijs dat per 1 januari 2021 beschikbaar komt. Hieronder een grafiek weergave van het nieuwe portfolio en de taakgebieden waar ondersteund wordt.
ERP systeem: de betekenis
De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. De term verwijst naar software waarmee de verschillende operationele werkzaamheden binnen een organisatie worden ondersteund: de Financiële Administratie, Human Resources/Payroll, Project Management etc. Een ERP systeem biedt één gezamenlijke omgeving waarin medewerkers van de verschillende afdelingen kunnen werken met dezelfde look & feel en alle data binnen 1 omgeving beschikbaar.
Hiermee komen alle software modules op het gebied van HRM-Payroll-Finance-factuurverwerking en een nieuw leerlingenvolgsysteem samen. Deze maken onderling gebruik van dezelfde koppelingen en data. Nooit meer data op verschillende plekken invoeren en moeten aanvullen en overal dezelfde look & feel. Voor alle disciplines een single point of contact dus 1 aanspreekpunt. Goed geregeld toch?
Confina zal vanaf 2021 met 2 besturen een pilot gaan draaien en heeft het streven deze ERP software voor al haar klanten te leveren vanaf 1 januari 2022. Volgend jaar organiseren we een klanten dag om u mee te nemen in alle ontwikkelingen en functionaliteiten. In de te downloaden brochure Visma.Net kunt u alvast lezen welke mogelijkheden de nieuwe software uw organisatie biedt.
Het nieuwe inloggen via Visma-Raet
Waarom 2-factor authenticatie en wat is het?
Nu volstaat het nog om voor het inloggen alleen gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Om privacygevoelige gegevens beter te beschermen voeren wij 2-factor authenticatie in. Het gebruik van 2-factor authenticatie betekent een verbeterde beveiliging van het account. Hiervoor moet echter een extra beveiligingsstap genomen worden: en dat werkt met de PingID-app op de mobiele telefoon (te downloaden via de appstore).
In de periode van augustus/september 2020 zullen wij alle huidige accounts gaan overzetten naar de nieuwe inlogwijze. Je ontvangt dan vanuit Visma-Raet een email met een activatielink die je binnen 5 dagen moet activeren. Indien je daarnaast de PingID-app hebt geïnstalleerd ontvang je via de PingID-app een code op jouw telefoon. Die code voer je in op het inlogscherm van je computer, ná de eerste stappen van het inloggen. Wanneer je bent ingelogd werkt de applicatie van Visma-Raet weer als vanouds. Inloggen kan via de website van Confina, rechtsboven voor knop inlog en dan de knop Visma-Raet Nieuwe Inloggen 2-factor authenticatie. De andere 2 knoppen voor inloggen als Manager/Medewerker en Professional zijn bedoeld voor de oude omgevingen.
Indien u problemen ondervind met het activeren van uw account, gebruik van PingID-App of inloggen dan kunt u contact opnemen met applicatiebeheer@confina.nl of bellen met 0512-380709.
Nieuw akteproces en E-Signing
Confina heeft het akteproces geoptimaliseerd en gedigitaliseerd richting het digitale personeelsdossier (PDOL). De nieuwste ontwikkelingen zijn de volgende:
In het nieuwe proces kunnen de akten via HR Selfservice worden gegenereerd. Na verwerking van de mutaties worden akten gelijk aangemaakt (i.p.v. nu 1 keer per maand na de salarisrun).
Wanneer de akte door ons is gegenereerd, wordt deze afhankelijk van de keuzes en inrichting in een workflow vervolgens via HR Selfservice aangeleverd aan de directeur-bestuurder. Deze kan de akte als PDF inzien en met een digitale handtekening via E-Signing ondertekenen voor akkoord. Dit kan ook in bulk worden gedaan.
Na deze eerste goedkeuring via E-Signing komt de akte terug in de workflow van HR Selfservice en wordt vervolgens digitaal aangeboden aan de medewerker. Via een notificatie email kan ook worden aangegeven dat er een actie klaarstaat in HR Selfservice voor deze medewerker. De medewerker kan dan de PDF akte inzien en deze ook via E-Signing goedkeuren waarna deze weer in de workflow komt van HR Selfservice. Confina doet de eindcontrole waarna de akte digitaal wordt toegevoegd aan het personeelsdossier van de medewerker. Daarmee is het hele proces afgerond. Voorwaarde voor dit proces is dat de medewerker toegang heeft tot zijn eigen HR Selfservice portaal en toegang heeft tot eigen digitaal personeelsdossier.
Nieuwe Look&Feel HR Selfservice
Vanwege de nieuwe ontwikkelingen binnen Visma-Raet ERP komt er per 29 juni 2020 een nieuwe release van HR Selfservice waarin de menustructuur, tabbladen, iconen, rubriek typen en mutatieformulieren een nieuwe uitstraling krijgen. Functioneel werkt alles nog net als vanouds maar is er alvast een voorsprong genomen op de dezelfde look&feel als de nieuwe software.
Heeft u hierover vragen of opmerkingen of ondervind u problemen dan kunt u dat melden via applicatiebeheer@confina.nl of bellen met 0512-380709. Hieronder kunt u alvast de nieuwe Quick Reference Cards (QRC) bekijken voor de rollen Medewerker en Manager om u op weg te helpen. Het wordt aanbevolen om de nieuwe HR Selfservice te gebruiken via de internetbrowser Google Chrome.
Verzuimmanager 2.0 upgrade
Dit jaar vindt er een upgrade plaats van het huidige Visma-Verzuimmanager portaal (De tool om al uw acties Wet Poortwachter digitaal te bewaken en uit te voeren). Hierbij wordt de software overgezet naar de Dot.Web applicatie Verzuimmanager 2.0. Voor de klanten die nu reeds gebruik maken van deze module staat de upgrade gepland in september 2020. De focus ligt eerst op het converteren van 1.0 naar 2.0. Daarna zullen de klanten separaat een uitleg ontvangen over de nieuwe werking en functionaliteiten waarbij tevens het streven is een optimaliseringssessie in 2021 te beleggen om te kijken of alle mogelijkheden door de eindgebruikers ten volle worden benut.
Zie voor meer informatie Dotweb Actueel
Voor een impressie van deze nieuwe software zie: DotWeb Verzuimmanager 2.0 Youtube
Confina dienstverlening en netwerk, “Goed geregeld!”
Voor velen is reeds bekend welke dienstverlening Confina kan bieden, welke software gebruikt kan worden en welke branches Confina ontzorgt. In onze nieuwste brochure kunt u nog even de meest actuele oplossingen nalezen. Als u ondersteuning nodig heeft staan wij u graag te woord. Goed geregeld toch? Download onze brochure via de link
Heeft u nog vragen?
Wilt u meer weten over alle mogelijkheden en verkennend met elkaar in gesprek? Maak snel een afspraak met Shanna Brandsma-Arts bereikbaar via email shanna@confina.nl of 0512-380709.