Om te voorkomen dat het opmaken van de jaarrekening een tijdrovende klus wordt, is het belangrijk om de administratie gedurende het hele jaar strak te organiseren. Daarom optimaliseert Confina haar processen continu. Door onder meer periodiek de balansrekeningen en andere onderdelen van de administratie af te sluiten, verloopt het opstellen van de jaarrekening een stuk efficiënter. Voor een aantal klanten is inmiddels in kaart gebracht welke processen bij hen spelen. Er worden duidelijke afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden en deadlines. Zo is het voor iedereen helder wat op welk moment gereed moet zijn. Hoewel de situatie verschilt per klant, zijn er ook praktische tips die u direct kunt toepassen. Marjolein de Vries, senior financieel adviseur bij Confina, deelt ze hieronder.
Tips & tricks
- Maak gebruik van Excel
“Zorg voor een duidelijke Excel-planning waarin in alle deadlines worden bijgehouden. Een voorbeeld: plan het aanleveren van inkoopfacturen op elke dinsdag, zodat deze tijdig verwerkt kunnen worden.” - Verwerk facturen binnen een aantal dagen
“Zorg ervoor dat inkoopfacturen snel worden gecodeerd en stuur vraagposten wekelijks door naar de juiste contactpersoon binnen uw organisatie.” - Boek subsidiebestedingen op tijd
“Boek subsidiebestedingen bij voorkeur binnen een maand. De exacte afspraken kunnen per organisatie verschillen, dus leg goed vast wie waarvoor verantwoordelijk is.” - Blijf op de hoogte van ontwikkelingen in het onderwijs
“Blijf op de hoogte van wat er speelt in onderwijsland. Denk aan bijeenkomsten of kennissessies. Zo blijft u scherp op veranderingen die invloed hebben op uw processen.”
Heeft u vragen over bovenstaande tips & tricks? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met u mee.